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Errores que debes evitar al organizar un evento

¿Sabías que España es uno de los países preferidos de las empresas para organizar eventos? Así lo aseguraba un estudio de ABC Economía del 2017. Y aún siendo de las ciudades más atractivas del mercado europeo, evento tras evento observamos cómo se cometen errores que podrían ser evitados.

Cada evento tiene sus propias características, objetivos y dinámicas que condicionarán su organización. Podríamos decir que el primer error es abordar a todos los eventos como si fueran iguales. La organización de un evento multitudinario en IFEMA no será igual que una presentación en la sala de eventos y convenciones del Hotel Wellington.

Nuestra experiencia en la operativa para eventos nos ha blindado de cometer estos errores en la organización de un evento. 

  • No entender las necesidades del cliente y, por ende, del evento

Antes de hacer la primera acción, es necesario escuchar al cliente para conocer sus necesidades, objetivos y expectativas sobre el evento. Sea un evento pequeño o de 1.500 asistentes, el cliente tendrá unas expectativas que sólo escuchándolo activamente se conocerán y podrán ser cumplidas.

  • No formar al personal

El personal es el activo más valioso que tiene un negocio, y en un evento es igual. Qué sería de una fiesta corporativa sin los camareros, de un congreso anual sin las azafatas y de una barra sin un bartender. Formar al personal que llevará a cabo la dinámica del evento será una parte fundamental para que los asistentes vivan una buena experiencia.

  • No prever imprevistos

Piensa en todo lo que podría salir mal y prevé. En un evento siempre habrá inconvenientes y estos pondrán a prueba la capacidad del equipo a cargo. Prever problemas logísticos, de inventario o personal y tener un plan b (y hasta c) para su resolución reducirá la posibilidad de que la experiencia de los asistentes y, por ende, los objetivos del eventos, se vean comprometidos.

  • Dejar mucho a la improvisación y no a la planificación

Reforzando el punto anterior, en la organización de eventos debe existir, sin excepción, una planificación clara y redonda que incluya una solución a todos los imprevistos posibles. Pero no basta con sólo tener esta planificación, es necesario transmitirla a todo el equipo involucrado en la organización del evento y formar en la competencias necesarias.

Un equipo formado y con una planificación clara es la joya de la corona.

  • No pensar en la experiencia de los asistentes

Los eventos pueden cumplir diferentes objetivos que guardan en común la expectativa de satisfacer a todos, o a la gran mayoría, de asistentes. Por esto es un error común dejar en segundo plano la experiencia diferenciadora a ofrecer a los invitados. Un buen catering es importante, pero no es lo único que marcará la calidad de un evento. Para que los asistentes queden satisfechos hay que pensar desde el momento de llegada, hasta el momento de salida y toda la experiencia que vivirán durante.

¿Necesitas un departamento de operaciones para llevar a cabo los eventos de tus clientes? Mientras tú te encargas de la parte comercial o creativa, nosotros nos ocuparemos de la Gestión Operativa en tu nombre para fidelizar a tus clientes.

Nuestro equipo es especialista en eventos presenciales y virtuales para el sector corporativo y particular de hasta 1.500 asistentes.

Si, en cambio, eres una Agencia de Marketing o Agencia de Comunicación y tu pasión es el desarrollo de conceptos y acciones de marca, seremos tu mejor partner para materializar esa gran idea en un evento que supere las expectativas de tus clientes.